Dalam upaya mencapai keberhasilan, para manajer sangat menyadari pengaruh lingkungan perusahaan (organisasi). Perusahaan (organisasi) dihubungkan dengan elemen-elemen lingkungan melalui arus sumberdaya fisik maupun konseptual.
Perusahaan (organisasi) berusaha memperoleh keunggulan kompetitif dengan mengelola arus sumberdaya (termasuk informasi). Strategi keunggulan kompetitif berfokus pada arus masuk dari pemasok dan arus keluar melalui saluran distribusi ke pelangan.
Sumberdaya informasi tidak hanya sekedar data dan informasi, melainkan mencakup pula perangkat keras, peripheral, perangkat lunak, para spesialis informasi, dan para pemakai informasi.
Ketika manajer menyadari bahwa informasi sebagai suatu sumberdaya strategis, mereka menetapkan berbagai kebijakan untuk menerapkan sumberdaya tersebut secara strategis dan menindaklanjutinya.
Sehingga akan memberikan keyakinan bahwa kebijakan tersebut dijalankan. Aktivitas tersebut dinamakan dengan manajemen sumberdaya informasi (information resources management – IRM). IRM merupakan konsep yang mengintegrasikan konsep-konsep keunggulan kompetitif lain, yaitu CIO, SST, SPIR, dan end-user computing. Dengan demikian IRM memberikan kerangka kerja bagi pemanfaatan komputer yang efektif.
A. Perusahaan dalam lingkungannya
Perusahaan adalah suatu system fisik yang dikelola dengan menggunakan system konseptual.
System fisik perusahaan adalah system lingkaran tertutup, dalam arti dikendalikan oleh manajemen, dengan menggunakan infnormasi umpan balik untuk menyakinkan bahwa tujuannya tercapai.
Perusahaan juga merupakan system terbuka, dalam arti berhubungan dengan lingkungannya.
Sebuah perusahaan akan mengambil sumberdaya dari lingkungan, mengubah sumberdaya menjadi produk dan atau jasa lalu mengembalikannya ke lingkungan kembali.
Secara umum setiap lingkungan akan memiliki 8 elemen linkungan sebagai berikut :
· Pemasok, yang menyediakan berbagai macam sumberdaya yang digunakan perusahaan untuk memproduksi barang atau jasa.
· Pelanggan, yang menggunakan produk dan jasa dan calon pemakai.
· Serikat Pekerja, organisasi bagi tenaga kerja terampil dan tidak terampil yang mengoperasionalkan jalannya perusahaan.
· Masyarakat/Lembaga Keuangan, yang menjadi sumber dana perusahaan.
· Pesaing, perusahaan lain yang bergerak di bidang yang sama
· Pemegang saham atau Pemilik, orang-orang yang menanamkan modal di perusahaan dan mewakili tingkat manajemen tertinggi.
· Pemerintah, baik di tingkat pusat, daerah dan local yang memberikan kendala-kendala dalam bentuk UU dan peraturan, tetapi juga memberikan bantuan berupa pembelian, informasi dan dana.
· Masyarakat global, daerah operasi perusahaan.
Aliran sumberdaya dapat dibagi menjadi beberapa jenis. Pertama aliran sumberdaya yang utama, dan kedua ialah aliran sumberdaya yang tidak boleh terjadi.
Berdasarkan diagram hubungan perusahaan dan seluruh elemen lingkungannya tampak bahwa beberapa sumberdaya mengalir lebih cepat daripada lainnya. Sumberdaya yang alirannya paling sering adalah :
o Arus iformasi dari pelanggan
o Arus material kepada pelanggan
Selain itu terdapat sumberdaya yang alirannya paling jarang, yaitu :
o Arus material ke pemasok (pengembalian)
o Arus pekerja ke pesaing
Namun, bila kita perhatikan secara seksama terdapat satu-satunya sumberdaya yang menghubungkan perusahan dengan semua elemen lingkungannya, yaitu informasi.
Istilah yang berkaitan dengan elemen lingkungan dikenal dengan keunggulan kompetitif (competitive advantage).
Pada bidang komputer, keungulan kompeititf mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan leverage di pasar. Hal tersebut didasari bahwa perusahaan tidak harus sepenuhnya mengandalkan sumberdaya fisik saat terlibat dalam persaingan. Justru dengan penggunaan sumberdaya konseptual – data dan informasi – akan lebih unggul dalam persaingannya.
Dengan demikian, manajer perusahaan akan menggunakan sumberdaya konsepual maupun fisik untuk mencapai tujuan strategis perusahaan.
B. Keunggulan kompetitif
Banyak cara untuk mencapai keungguluan kompetitif diantaranya menyediakan barang dan jasa dengan harga murah, menyediakan barang dan jasa lebih baik dari pesaing, dan memenuhi kebutuhan khusus suatu segmen pasar tertentu.
Pada bidang computer keungguluan kompetitif mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan “leverage” di pasaran. Artinya, perusahaan tidak selamanya mengandalkan pada sumber daya fisik tetapi pada sumber daya konseptual yang unggul – data dan informasi yang dapat di gunakan sama baiknya
Beberapa perusahaan telah mendapatkan publikasi yang luas karena menggunakan informasi untuk mencapai keunggulan kompetitif.
Diantaranya : American airlines dengan sistem pemesanan penerbangan “sabre”. American Hospital Supply dengan jaringan EDI (Electronic Data Interchange). Dan Mc Kesson Drug dengan sistem distribusinya Economost
Ada 3 pokok yang penting mengenai 3 contoh keunggulan kompetitif diatas :
1. Tidak satupun perusahaan di atas yang puas hanya mengandalkan dengan sumberdaya fisik
untuk menjadi pesaing yang tangguh
2. Tidak ada aplikasi computer inovatif yang memberikan keunggulan kompetitif bagi perusahaan
secara terus menerus.
3. Ketiga oerusahaan tersebut memusatkan sumber daya infrmasi pada para pelanggannya.
C. Perencanaan Strategi perusahaan
Perencanaan jangka panjang juga dikenal sebagai perencanaan strategis, karena mengidentifikasi tujuan-tujuan yang akan memberi perusahaan posisi yang paling menguntungkan dalam lingkungannya. Selain itu juga menentukan strategi-strategi untuk mencapai tujuan tersebut.
Perencanaan strategis juga disusun pada bidang-bidang fungsional perusahaan yang akan merinci bagaimana bidang-bidang tersebut akan mendukung perusahaan dalam mencapai tujuan strategisnya.
Pendekatan yang dilakukan bisa dalam bentuk masing-masing yang saling terlepas antar bidang yang dikenal dengan Transformasi kumpulan strategi (strategy set transformation).
Pendekatan lainnya yaitu dengan konsep perencanaan strategis sumberdaya informasi (strategic planning for information resources – SPIR).
Ketika jasa informasi mulai mengembangkan rencana-rencana strategis, pendekatan yang dianjurkan adalah dengan langkah 1 atau langkah 2.
Langkah 1 :
Mendasarkan rencana tersebut sepenuhnya pada tujuan strategis perusahaan, yang disebut dengan kumpulan strategi organisasi (organizational strategy set), atau
Langkah 2 :
Rencana jasa informasi yang dibuat untuk mendukung tujuan perusahaan disebut kumpulan strategi system infromasi manajemen (MIS strategic set) dan terdiri dari sejumlah tujuan, kendala, dan strategi.
Kedua pendekatan tersebut dikenal dengan istilah transformasi kumpulan strategi (strategic set transformation). Adapun kelemahannya yaitu bahwa kenyataannya bidang-bidang fungsional tidak selalu memiliki sumberdaya untuk menjamin tercapainya tujuan strategis perusahaan.
Solusi untuk masalah tidak memadainya sumberdaya informasi adalah dengan teknik perencanaan strategis sumberdaya informasi (strategic planning for information resources – SPIR).
Ketika perusahaan menerapkan SPIR, rencana strategis untuk jasa informasi dan perusahaan dikembangkan secara bersamaan. Rencana perusahaan mencerminkan dukungan yang dapat disediakan oleh jasa informasi, dan rencana jasa informasi mencerminkan kebutuhan dukungan system di masa depan.
Proses dalam SPIR dilalui dengan langkah mengidentifikasi, menentukan, mendapatkan dan mengelola sumberdaya informasi apa yang akan dibutuhkan di masa yang akan datang pada perusahaan.
D. Konsep manajemen sumber daya informasi
Pandangan yang mengatakan bahwa data dan informasi merupakan sumberdaya utama yang harus dikelola dengan baik sebagimana sumberdaya utama lainnya adalah merupakan pendekatan yang positif untuk penggunaan komputer.
Dengan perkataan lain, bahwa mengelola data (input) dengan bantuan komputer hal tersebut berarti mengelola informasi (output) yang dimiliki.
Selain itu, muncul lagi pandangan tambahan lainnya yakni pandangan bahwa kita dapat mengelola informasi dengan mengelola sumberdaya yang menghasilkan informasi (information processor).
Adapun jenis-jenis sumberdaya informasi, yaitu :
· Perangkat keras komputer (Hardware)
· Perangkat lunak komputer (Software)
· Spesialis informasi
· Pemakai
· Fasilitas
· Database, dan
· Informasi
Ketika para manajer organisasi (perusahaan) memutuskan untuk menggunakan informasi dalam mencapai keunggulan kompetitif, dan mereka harus menyadari tiap elemen tersebut sebagai sumberdaya informasi.
Beberapa perusahaan/organisasi yang menggunakan komputer, akan menempatkan tanggung jawab pengelolaan informasi pada suatu unit khususyang terdiri dari para spesialis informasi. Unit tersebut dikelola oleh seorang manajer yang berstatus wakil direktur.
Istilah CEO (chief executive officer) adalah orang yang memiliki pengaruh paling kuat dalam operasi perusahaan, dan umumnya memiliki jabatan direktur utama atau ketua dewan direksi. Selain itu juga dikenal istilah CFO (chief financial officer), COO (chief operating system), dan CIO (chief information officer).
Istilah CIO mempunyai pengertian lebih dari sekedar sutu gelar. CIO adalah manajer jasa informasi yang menyumbangkan keahlian manajerialnya tidak hanya untuk memecahkan masalahyang berkaitan dengan sumberdaya informasi tetapi juga berbagai bidang lain dari operasi perusahaan/organisasi.
Seorang manajer jasa informasi dapat berperan sebagai CIO paling tidak dengan mengikuti saran-saran berikut :
• Alokasikan waktu untuk bisnis dan pelatihan bisnis. Pelajari bisnisnya, bukan hanya teknologinya.
• Membangun kemitraan dengan unit-unit bisnis dan manajemen lini. Jangan menunggu hingga diundang.
• Fokuskan pada perbaikan proses dasar bisnis.
• Jelaskan biaya-biaya information systems (IS) dalam istilah-istilah bisnis.
• Bangun kepercayaan dengan memberikan jasa IS yang dapat diandalkan.
• Jangan bersifat defensive.
Ketika perusahaan semakin banyak memperoleh sumberdaya informasi dan tersebar diseluruh perusahaan, tugas manajemen sumberdya informasi menjadi lebih rumit. Tanggung jawab manajemen tidak hanya berada pada pundak CIO, tetapi juga pada semua manajer dalam perusahaan tersebut.
