Sabtu, 26 November 2011

MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN & PENDEKATAN SISTEM

I. Model Umum Perusahaan
Pengertian model
Model adalah penyederhanaan dari suatu objek. Model mewakili sejumlah objek atau aktifitas yang disebut entitas. Para manajemen menggunakan model untuk mewakili permasalahan yang akan dipecahkan. Objek atau aktivitas yang menyebabkan permasalahan adalah entitas.

Ada  empat jenis dasar model:
      ·   Model Fisik
Merupakan  penggambaran entitas dalam bentuk 3 dimensi.
      ·   Model Naratif
Menggambarkan  entitasnya secara lisan / tulisan, sehingga  pendengar dapat memahami entitas dari narasi  atau cerita yang dipaparkan.
      ·  Model Grafik
Model  yang menggambarkan entitasnya dengan sejumlah  baris, simbol, atau bentuk lainnya
      ·  Model Matematika
Model  yang menggunakan formula atau persamaan matematika  untuk menggambarkan entitasnya.

Kegunaan  model
  •       Mempermudah pengertian
Suatu  model pasti lebih sederhana dari pada  entitasnya. Entitas lebih mudah dimengerti  jika elemen-elemennya dan hubungannya disajikan  dalam cara yang disederhanakan
  •       Mempermudah komunikasi
Model  dapat mengkomunikasikan informasi secara lebih  cepat dan akurat.
  •       Memperkirakan masa depan
Ketelitian  dalam menggambarkan entitas membuat model matematika  dapat memberikan kemampuan lebih. Model matematika  dapat memperkirakan apa yang akan terjadi  di masa depan, tetapi tidak seratus persen  akurat.

Konsep dasar model sistem umum perusahaan
1. Sistem Simpul tertutup.
 Sistem yang mempunyai simpul feedback & mekanisme kontrol.
Perusahaan bisnis yang memiliki simpul feedback & mekanisme kontrol. Simpul feedbacknya adalah informasi. Mekanisme kontrolnya adalah manajemen perusahaan. Manajemen menggunakan informasi sebagai dasar untuk membuat perubahan dalam sistem fisik.

2. Sistem simpul terbuka.
Sistem yang tidak mempunyai simpul feedback & mekanisme kontrol.
Contoh : Pemanas ruang listrik yang kecil & tidak mempunyai mekanisme pengaturan sendiri untuk memberikan temperatur ruang yang tetap. Bila pemanas ini dipasang maka akan mengeluarkan panas yg banyak atau sedikit.

Terdapat  2 model sistem umum suatu perusahaan
Sistem fisik
Sistem  fisik perusahaan yang mengubah sumber daya  input menjadi sumber daya output. Sumber  daya input datang dari lingkungan perusahaan,  terjadi suatu transformasi, dan sumber daya  output dikembalikan ke lingkungan yang sama. Karena  itu sistem fisik perusahaan merupakan sistem  terbuka, yang berhubungan dengan lingkungannya  melalui arus sumber daya fisik.

Sistem konseptual
Mekanisme  pengendalian adalah sejenis alat yang menggunakan sinyal-sinyal umpan balik untuk mengevaluasi kinerja sistem dan menentukan apakah tindakan perbaikan perlu dilakukan. Sistem lingkaran tertutup, yaitu sistem yang memiliki lingkaran umpan balik dan mekanisme. pengendalian.
Saat  para manajer menentukan output yang harus  disediakan pengolah informasi mereka mempertimbangkan  empat dimensi dasar informasi. 

Dimensi-dimensi ini memberi kontribusi pada nilai informasi:
  •       Relevansi
  •       Akurasi
  •       Ketepatan waktu
  •       Kelengkapan.

Penggunaan model sistem umum
Model Sistem Umum Merupakan suatu diagram grafik beserta narasi yang menggambarkan semua organisasi secara umum,dengan menggunakan kerangka kerja sistem.

Contoh Penggunaan Model Sistem Umum
• Pasar swalayan
• Arus Material: barang-barang yang akan dijual.
• Arus Personil : Manajer took,pegawai gudang,kasir.
• Arus Uang: Pemasukan yang disediakan oleh pembeli dan Pengeluaran kepada pemasok,pegawai dan pemilik.
• Sumber daya mesin : Lemari pendingin,kotak peraga,rak-rak,dan computer.
• Proses transformasi: Pembungkusan Barang,mengatur barang di rak.
• Elemen manajemen system konseptual: Manajer Toko dan asisten.
• Pengolah informasi: Komputer dan pembaca beserta kasir.

II. Pendekatan Sistem
Proses pemecahan masalah secara sistematis bermula dari John Dewey yang  mengidentifikasi 3 seri penilaian yang terlibat dalam memecahkan masalah suatu kontroversi secara memadai yaitu:
1.    Mengenali kontroversi
2.    Menimbang klaim alternatif
3.    Membentuk penilaian

Kerangka kerja yang dianjurkan untuk penggunaan komputer dikenal sebagai pendekatan sistem . Serangkaian langkah-langkah pemecahan masalah yang memastikan bahwa masalah itu pertama-tama dipahami, solusi alternatif dipertimbangkan, dan solusi yang dipilih bekerja.

Pemahaman dasar pemecahan masalah dan pembuatan keputusan
Masalah adalah suatu kondisi yg memiliki potensi utk menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar bisa. Jadi pemecahan masalah berarti tindakan memberi respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya.

Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya. Keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan. Pengambilan keputusan adl tindakan memilih strategi atau aksi yg manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tsb.

Salah satu kunci pemecahan masalah adalah identifikasi berbagai alternatif keputusan. Setelah berbagai alternatif diidentifikasi, sistem informasi dapat digunakan untuk mengevaluasi tiap alternatif.

Evaluasi ini harus mempertimbangkan berbagai kendala, yaitu :

1.  Kendala intern dapat berupa SD yg terbatas, seperti kurangnya bahan baku, modal kerja, SDM yg kurang memenuhi syarat, dll.
2. Kendala lingkungan dapat berupa tekanan dari berbagai elemen lingkungan, seperti pemerintah atau pesaing untuk bertindak menurut cara tertentu.

STRUKTUR MASALAH
1. Masalah terstruktur terdiri elemen-elemen dan hubungan-hubungan antar elemen yang semuanya dipahami oleh pemecah masalah.
2. Masalah tak terstruktur berisikan elemen-elemen atau hubungan-hubungan antar elemen yang tidak dipahami oleh pemecah masalah.
3. Masalah semi-terstruktur  adalah masalah yang berisi sebagian elemen – elemen atau hubungan yang dimengerti oleh pemecah masalah.

Tiga jenis usaha pendekatan sistematis untuk pecahan masalah :
1. Persiapan
Manajer memandang perusahaan sebagai suatu sistem dengan memahami lingkungan perusahaan dan mengidentifikasi subsistem-subsistem dalam perusahaan.
2. Definisi
Manajer bergerak dari tingkat sistem ke subsistem dan menganalisis bagian sistem menurut suatu urutan tertentu.
3. Solusi
Manajer mengidentifikasi berbagai solusi altenatif, mengevaluasi, memilih yang terbaik, menerapkannya dan membuat tindak lanjut utk memastikan bahwa solusi itu berjalan sebagaimana mestinya.

Tahapan pemecahan masalah dengan menggunakan pendekatan sistem
  • Usaha persiapan,  mempersiapkan manajer untuk memecahkan masalah dengan menyediakan orientasi sistem.
  • Usaha definisi, mencakup mengidentifikasikan masalah untuk dipecahkan dan kemudian memahaminya.
  • Usaha solusi, mencakup mengidentifikasikan berbagai solusi alternatif, mengevaluasinya, memilih salah satu yang tampaknya terbaik, menerapkan solusi itu dan membuat tindak lanjutnya untuk menyakinkan bahwa masalah itu terpecahkan.
CBIS dapat digunakan sebagai sistem dukungan (support systems) saat menerapkan pendekatan sistem.
1.    Usaha persiapan
Tiga langkah persiapan tidak harus dilaksanakan secara berurutan, karena ketiganya bersama-sama menghasilkan kerangka pikir yang diinginkan untuk mengenai masalah.
a) Memandang perusahaan sebagai suatu sistem
b) Mengenal sistem lingkungan
c) Mengidentifikasikan subsistem-subsistem perusahaan 

2.    Usaha definisi
Usaha definisi mencakup pertama-tama menyadari bahwa suatu masalah ada atau akan ada (identifikasi masalah) dan kemudian cukup mempelajarinya utk mencari solusi (pemahaman masalah)
a) Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem
b)   Menganalisis bagian sistem dalam suatu urutan tertentu

3.    Usaha pemecahan
Usaha pemecahan meliputi pertimbangan berbagai alternatif yang layak (feasible), pemilihan alternatif terbaik, dan penerapannya.

Faktor manusia yang mempengaruhi pemecahan masalah
Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam merasakan masalah, mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi.

Merasakan masalah (problem solving styles)
Manajer dpt dibagi dlm 3 kategori dasar dlm hal gaya merasakan masalah mereka, yaitu bagaimana mereka menghadapi masalah.
Ø  Penghindar masalah (problem avoider), manajer mengambil sikap positif & menganggap semua baik-baik saja. Ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi  atau  menghindarinya sepanjang perencanaan.
Ø Pemecah masalah (problem solver), manajer ini tidak mencari masalah juga tidak menghalanginya. Jika timbul suatu masalah, masalah tersebut dipecahkan.
Ø Pencari masalah (problem seeker), manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.

Mengumpulkan informasi (information-gathering styles)
Manajer dpt menunjukkan salah satu dari 2 gaya mengumpulkan informasi  atau sikap thd total volume informasi yg tersedia :
  • Gaya teratur (preceptive style), manajer jenis ini mengikuti management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.
  • Gaya menerima (receptive style), manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi.

Menggunakan informasi (information-using styles)
Manajer juga cenderung lebih menyukai salah satu dari dua gaya menggunakan informasi, yaitu cara-cara menggunakan informasi untuk memecahkan suatu  masalah.
  • Gaya sistematik (systematic style), manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan, misalnya pendekatan sistem.
  • Gaya intuitif (intuitive style), manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.


Tidak ada komentar:

Poskan Komentar