Kamis, 24 November 2011

PENGANTAR SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER

         
         1.   Konsep Sistem Manajemen Informasi sebagai sumberdaya
Informasi adalah salah satu sumber daya yang sangat penting bagi perusahaan. Demikian pentingnya informasi, maka telah banyak dikembangkan berbagai sistem informasi yang dapat membantu tugas karyawan dan para pengambil keputusan di perusahaan.

Sistem informasi merupakan sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Ada empat operasi dasar dari sistem informasi, yaitu mengumpulkan, mengolah, menyimpan dan menyebarkan informasi. Informasi mungkin dikumpulkan dari lingkungan dalam atau luar dan memungkinkan didistribusikan ke dalam atau ke luar organisasi.

Sistem informasi telah banyak diimplementasikan pada berbagai bidang, termasuk bidang pengelolaan sumber daya manusia pada suatu organisasi atau perusahaan. Sistem informasi sumber daya manusia (SISM) atau yang dikenal dengan Human resource information system, didefinisikan sistem informasi sumber daya manusia (SISM) adalah suatu prosedur sistematik dalam pengumpulan, penyimpanan, pemeliharaan, perolehan kembali dan validasi berbagai data tertentu yang dibutuhkan organisasi untuk memecahkan masalah dan pengambilan keputusan tentang sumber daya manusia, kegiatan-kegiatan personalia, dan karakteristik-karakteristik satuan kerja (Handoko, 2000).


        Manfaat Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISM)

Manfaat sistem informasi sumber daya manusia (SISM) untuk pengelolaan sumber daya manusia di dalam perusahaan, antara lain: administrasi personal karyawan, pencatatan presensi dan absensi karyawan, manajemen kinerja, pengelolaan administrasi kompensasi dan remunerasi, pelatihan karyawan dan pelaporan sumber daya manusia. Umumnya, aplikasi sistem informasi sumber daya manusia meliputi konsep pengelelolan sumber daya manusia sebagai berikut:

1.    Personnel Administration adalah fungsi sistem informasi sumber daya manusia untuk mendukung terlaksananya tata kelola administrasi fungsi SDM. Fungsi ini mencakup administrasi profil karyawan, administrasi kehadiran atau absensi karyawan, pencatatan cuti tahunan, jenjang karir dan catatan tindakan indispliner atau penghargaan karyawan.

2.   Sistem informasi untuk penyedia data dan informasi anggaran dan pembiayaan tentang sumber daya manusia, seperti: kompensasi, payroll dan remunerasi.


3.  Sistem informasi untuk rekomendasi kegiatan seleksi dan rekrutmen penerimaan karyawan, kebijakan mutasi hingga penempatan para karyawan baru tersebut  di posisi-posisi yang tepat

4.  Sistem informasi sumber daya manusia juga menyediakan informasi tentang pelatihan dan pengembangan (Training and development), yaitu fungsi yang menjaga kualitas personalia dalam organisasi melalui berbagai aktivitas pelatihan, pendidikan dan pengembangan sebagai upaya peningkatan kemampuan dan keterampilan kerja.


5.    Sistem informasi sumber daya manusia mendukung manajemen kinerja (performance management) merupakan upaya monitoring kesenjangan antara standard kinerja yang diharapkan dengan aktual kinerja yang ditunjukkan. Pilar pengelolaan kinerja bertanggung jawab untuk merancang sistem hingga implementasi penilaian kinerja para karyawan hingga selaras dengan objektivitas yang harus dicapai oleh organisasi.

6.  Hubungan Karyawan (Employee relations), sistem informasi sumber daya manusia berfungsi sebagai bank data internal bagi setiap kebutuhan karyawan terhadap informasi, kebijakan dan peraturan perusahaan. Fungsi ini juga penting untuk menggali masukan dari karyawan mengenai berbagai aspek dalam organisasi.


7.  Separation Management, di mana sistem informasi berfungsi mengelola informasi yang terkait dengan seluruh tindakan pemutusan hubungan kerja dalam organisasi banyak yang disebabkan karena normal separation (pensiun, habisnya masa kontrak, atau meninggal), forced separation (indisipliner), atau early retirement (pensiun dini).

Efektivitas Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Menurut M. Ghazali (2007), sistem informasi sumber daya manusia yang efektif mempertimbangkan karakteristik-karakteristik, antara lain: pemrosesan informasi yang efektif karena berhubungan dengan data masukan (input), pengoperasian perangkat keras dan perangkat lunak yang sesuai, pertimbangan factor keamanan data, keluwesan sistem informasi menangani keragaman dan kepuasan pemakai untuk mendapatkan manfaat dari penggunaan sistem informasi

         2. Pengguna Informasi dipandang dari tingkat manajemen dan area fungsional perusahaan.
Terdapat  3 (tiga) tingkat-tingkat manajemen, yaitu:
  •          Stategic Planning Level (Tingkat Perencanaan Strategis)
Keputusan-keputusan yang diambil mempengaruhi seluruh organisasipada tahun-tahun yang akan dating. Misalnya direkturdan para wakil direktur
  •         Management Control Level (Tingkat Pengendalian Manajemen)
Bertanggung jawab melaksanakan rencana dan memastikan tercapainya  tujuan. Misalnya manajer wilayah, direktur  produk, dan kepala divisi.
  •         Operation Control Level (Tingkat Pengendalian Operasional)
Beranggung jawab menyelesaikan rencana-rencana yang telah ditetapkanoleh para manajer ditingkat yang lebih tinggi, tempat berlangsungnya opersai perusahaan. Misalnyakepala departemen, penyelia (supervisor), pemimpin proyek.

Manajer juga  terdapat dalam berbagai area fungsional perusahaan,  di mana sumber-sumber daya dipisahkan menurut  pekerjaan yang dilakukan:


Menurut Henri  Fayol, manajer melaksanakan 5 (lima) fungsi-fungsi  manajemen yang utama, yaitu:

·         Plan, merencanakan apa yang akan mereka lakukan
·         Organize, mengorganisasikan untuk mencapai rencana tersebut
·         Staff, menyusun staf organisasi mereka dengan sumber daya yang diperlukan
·         Direct, mengarahkan untuk melaksanakan rencana
·         Control, mengendalikan sumber daya agar tetap beroperasi secara optimal

Manajer memang  harus memiliki banyak keahlian, tetapi ada  2 (dua) keahlian yang mendasar yaitu: 
  • Keahlian berkomunikasi (lisan maupun tertulis)
  • Keahlian memecahkan masalah (problem solving).

Dua jenis  pengetahuan manajer yang merupakan kunci dalam  menggunakan komputer adalah: 
  • Mengerti komputer (keunggulan, kelemahan, serta mampu menggunakan)
  • Mengerti informasi (bagaimana menggunakan informasi, memperoleh informasi, membagi informasi, dsb).

         3.  Konsep Sistem, Data dan Informasi
Konsep Dasar Sistem
Sistem berasal dari bahasa Yunani yaitu “systeme” yang mempunyai pengertian :
1. Suatu keseluruhan yang tersusun dari sekian banyak bagian.
2. Hubungan yang berlangsung diantara satuan-satuan atau komponen-komponen
secara teratur.

Perkataan sistem dalam bahasa Indonesia adalah cara, metode atau teknik.
Pengertian sistem yang lain adalah suatu kesatuan yang terdiri dari unit-unit kesatuan
yang saling bekerjasama dan saling ketergantungan untuk mencapai tujuan usaha
tertentu. Ciri-ciri atau sifat-sifat sistem adalah :
1. Terdiri dari komponen-komponen yang saling berinteraksi.
2. Mempunyai lingkungan luar.
3. Mempunyai interface (jalinan).
4. Terdiri dari masukan, pengolahan dan keluaran.

Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu
subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Batasan sistem merupakan daerah yang
membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan
luarnya. Lingkungan luar dari sistem adalah apapun diluar dari batas sistem yang
mempengaruhi operasi sistem. Penghubung merupakan media penghubung antara
suatu subsistem yang lainnya. Keluaran dari suatu subsistem akan menjadi masukan
untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung

Data
Data sering disebut sebagai bahan mentah informasi. Tapi menurut Murdick, dkk
(1984) merumuskan bahwa data adalah fakta yang tidak sedang digunakan pada
proses keputusan, biasanya dicatat dan diarsipkan tanpa maksud untuk segera diambil
kembali untuk pengambilan keputusan. Menurut Zulkifli Amsyah (1987) data adalah
fakta yang sudah ditulis dalam bentuk catatan atau direkam ke dalam berbagai bentuk
media. (Gultom et al, 2005).

Adapun definisi dari kata data adalah suatu istilah majemuk dari datum yang
berarti fakta atau bagian dari kata yang mengandung arti, yang berhubungan dengan
kenyataan, simbol-simbol, gambar-gambar, kata-kata angka-angka, huruf-huruf atau
simbol-simbol yang menunjukkan ide, objek, kondisi atau situasi. Jelasnya data itu
dapat berupa apa saja dan dapat ditemui dimana saja. Kegunaan data adalah sebagai
bahan dasar yang objektif dalam proses penyusunan kebijakan dan keputusan. Dalam
kaitannya dengan pengolahan data dengan computer, pengertian data dapat dibatasi
pada fakta-fakta yang dapat direkam. Dalam setiap pengolahan data, data merupakan
sumber informasi yang dapat dihasilkan

Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem dapat berupa
masukan perawatan dan masukan sinyal. Masukan perawatan dimaksudkan supaya
sistem dapat beroperasi sedangkan sinyal untuk mendapatkan keluaran. Keluaran
adalah hasil dari energi yang diperoleh dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang
berguna dan sisi pembuangan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian
pengolahan yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem pasti
mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka
operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran sari sistem sangat menentukan sekali
masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang dihasilkan sistem. (Jogiyanto,
2001)

Dari uraian di atas dapatlah disimpulkan bahwa sistem adalah bagian-bagian
yang saling berkaitan yang beroperasi bersama-sama untuk mencapai beberapa
sasaran dan tujuan

Informasi
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih
berarti bagi penerimanya. (Jogiyanto, 2001). Menurut George R. Terry, bahwa
informasi adalah data yang penting yang memberikan pengetahuan yang berguna.
Sedangkan menurut Gordon B. Davis, informasi adalah data yang telah diolah
menjadi sebuah bentuk yang penting bagi penerima dan mempunyai nilai yang nyata
atau yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau yang akan
dating. Informasi akan memiliki arti manakala informasi tersebut memiliki unsur-
unsur sebagai berikut:
1. Relevan artinya Informasi yang diinginkan benar-benar ada relevansi dengan
masalah yang dihadapi.
2. Kejelasan artinya terbebas dari istilah-istilah yang membingungkan.
3. Akurasi artinya bahwa informasi yang hendak disajikan harus secara teliti dan
lengkap.
4. Tepat waktu artinya data yang disajikan adalah data terbaru dan mutahir

Konsep Dasar informasi
Informasi dalam sebuah organisasi sangat penting peranannya. Suatu sistem yang
kurang mendapatkan informasi akan menjadi lemah dan akhirnya berakhir. Informasi
itu sendiri dapat didefinisikan sebagai berikut :
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih
berarti bagi yang menerimanya.

Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk
tunggal data atau data item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan sesuatu
yang terjadi pada saat tertentu.

Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan
kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manejerial dan
kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan
laporan-laporan yang diperlukan. (Jogiyanto, 2001). Menurut Simkin Mark G dalam
bukunya yang berjudul “computer information system for business”. Sistem informasi
adalah sekumpulan elemen yang bekerja secara bersama-sama baik secara manual
ataupun berbasis komputer dalam melaksanakan pengolahan data yang berupa
pengumpulan, penyimpanan, pemprosesan data untuk menghasilkan informasi yang
bermakna dan berguna bagi proses pengambilan keputusan.
Menurut Burch dan Strater dalam bukunya “informasi system : theory and
practice”. Sistem informasi adalah suatu kumpulan fungsi-fungsi yang bergabung
secara formal dan sistematis yaitu:
1. Melaksanakan pengolahan data transaksi operasional.
2. Menghasilkan informasi untuk mendukung manajemen dalam melaksanakan
aktifitas perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan.
3. Menghasilkan berbagai laporan bagi kepentingan eksternal organisasi

sistem informasi merupakan satu kesatuan unsur (manusia dan peralatan) yang bekerjasama secara untuk melaksanakan pengolahan informasi dari mulai mengumpulkan, pengolahan, penyimpanan sampai pendistribusiannya

         4.   Evolusi Sistem Informasi Berbasis Komputer

• Fokus awal pada data, Pengolahan Data Elektronik (EDP) kemudian berubah menjadi Data prosesing (DP) dan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) .
• Fokus baru pada informasi, Konsep penggunaan komputer sebagai SIM
• Fokus revisi pada pendukung keputusan, Sistem pendukung keputusan
• Fokus pada Komunikasi,perhatian difokuskan pada otomatisasi kantor
• Fokus potensial pada konsultasi, contoh Sistem Pakar

Sistem Pemrosesan Transaksi
• Sistem yang dibuat dengan tujuan untuk mengolah informasi dalam suatu transaksi. Dengan kata lain mengotomatiskan cara bertransaksi manual.
• Terbentuknya sistem ini dikarenakan adanya titik jenuh yang mempengarui masyarakat dalam bertransaksi. Kecerobohan atau kesalahan yang timbul dalam setiap kegiatan dijadikan pendorong untuk menciptakan suatu sistem yang dapat mengurangi jumlah kesalahan tersebut.

Karakteristik Sistem Pemrosesan Transaksi
• Jumlah data yang diproses sangat besar
• Sumber data umumnya internal dan keluaran terutama dimaksudkan untuk pihak internal
• Pemrosesan informasi dilakukan secara teratur: harian, mingguan, dsb
• Kapasitas penyimpanan (basisdata) besar
• Kecepatan pemrosesan yang diperlukan tinggi karena volume yang besar.
• Masukan dan keluaran terstruktur, Mengingat data yang diproses cukup stabil, data diformat dalam suatu standar.
• Level kerincian yang tinggi mudah terlihat terutama pada masukan tetapi seringkali juga pada keluaran
• Komputasi tidak rumit
• Memerlukan kehandalan yang tinggi

Cara Pemrosesan Transaksi:
• Pemrosesan Batch, transaksi ditumpuk dulu dankemudian diproses belakangan pada waktu
tertentu misalnya pada waktu sore atau malam hari. Kelemahan pemrosesan batch adalah membuat basis data tidak pernah dalam keadaan terkini, karena seringkali terdapat data transaksi yang terlambat untuk dimasukkan ke dalam basis data.
• Pemrosesan Online, tidak ada penundaan proses. Setiap transaksi terjadi segera dibukukan. Dengan demikian data selalu dalam keadaan mutakhir.
• Pemrosesan hybrid, merupakan perpaduan kedua proses diatas. M odel seperti ini dijumpai pada beberapa sistem POS (Point Of S ale). Data dimasukkan seketika ke dalam komputer ketika
transaksi terjadi, tetapi pemrosesan lebih lanjut dilakukan pada waktu malam hari. Model seperti ini juga sering dilakukan pada bank yang offline (belum tersedia layanan komunikasi ke pusat atau komunikasi sedang terputus)

Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
Sebuah sistem informasi yang menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan
Akuntansi. Fungsi penting yang dibentuk S IA pada sebuah
organisasi antara lain:
• Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi
• Memproses data menjadi informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan
keputusan
• M elakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi

Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support System)
Suatu sistem yang berbasis computer secara terpadu, yang dirancang untuk membantu para manajer dalam aktivitas sehari-hari. Terutama dalam aktivitas pengambilan keputusan
Suatu proses memasukkan beberapa aspek dari mekanisme keputusan ke dalam SIM, sehingga pengambilan keputusan pada dasarnya hanyalah tinggal memilih saja.

Sistem Informasi M anajemen
 Sis tem Informas i Manajemen merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen

Sistem informasi Manajemen adalah serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh dan
terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi
informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan.

Otomatisasi Kantor
Sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan.
Semua sistem elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada didalam maupun diluar perusahaan.

Sistem Pakar
Sistem pakar adalah suatu program komputer yang mengandung pengetahuan dari satu atau lebih pakar manusia mengenai suatu bidang spesifik. Jenis program ini pertama kali dikembangkan oleh periset kecerdasan buatan pada dasawarsa 1960-an dan 1970-an dan diterapkan secara komersial selama 1980-an.

Bentuk umum sistem pakar adalah suatu program yang dibuat berdasarkan suatu set aturan yang menganalisis informasi (biasanya diberikan oleh pengguna suatu sistem) mengenai suatu kelas masalah spesifik serta analisis matematis dari masalah tersebut.

Tergantung dari desainnya, sistem pakar juga mampu merekomendasikan suatu rangkaian tindakan pengguna untuk dapat menerapkan koreksi. Sistem ini memanfaatkan kapabilitas penalaran untuk mencapai suatu simpulan

Aplikasi sistem informasi
• Sistem informasi eksekutif
• Sistem informasi pemasaran
• Sistem informasi manufaktur
• Sistem informasi keuangan

Sitem Informasi Eks ekutif (Executive Information System)
Kunci utamanya adalah bagaimana caranya agar informasi terbaru bisa cepat sampai kepada pihak eksekutif puncak organisasi. S ehingga dengan menggunakan EIS ini, manajemen puncak tidak akan menemui kesulitan dalam mengakses keberadaan organisasinya.

EIS memungkinkan para eksekutif untuk menemukan data tersebut menurut kriteria-kriteria pemakai yang digambarkan dan memajukan pengertian yang mendalam yang berbasis informasi dan pengertian.

Tidak seperti suatu paparan sistem informasi manajemen secara tradisional, EIS dapat membedakan antara data penting dan yang jarang digunakan, dan menjejaki aktivitas kunci kritis yang berbeda untuk para eksekutif, kedua-duanya yang bersifat sangat menolong di dalam mengevaluasi jika perusahaan sedang bertemu tujuan terpadu nya. S etelah merealisasikan keuntungan2nya, orang-orang sudah menerapkan EIS di dalam banyak bidang, terutama, di dalam bidang-bidang manufacture, marketing / pemasaran, dan finance

Sistem informasi manufaktur
Pada dasarnya, pabrikasi adalah perubahan bentuk bahan baku ke dalam barang jadi untuk dijual, atau proses-proses intermediate/antara yang disertai produksi atau penyelesaian akhir
semi-manufactures.

Kendali operasional produksi memusatkan pada operasi sehari-hari, dan pusat gagasan untuk proses ini adalah efektivitas dan efisiensi.
Eksekutif harus membuat perubahan di dalam proses-proses keputusan. EIS menyediakan evaluasi pemasok-pemasok dan para pembeli, evaluasi bahan-bahan dan bagian yang dibeli, dan analisa dari bidang-bidang pembelian kritis.

Oleh karena itu, eksekutif tsb dapat mengatur dan meninjau ulang operasi pembelian secara efektif dengan  EIS . Sebagai tambahan,karena perencanaan dan pengendalian produksi sangat bergantung pada database pabrik tsb dan komunikasi-komunikasi nya dengan pusat semua pabrikasi, EIS juga menyediakan suatu pendekatan untuk meningkatkan perencanaan dan pengendalian produksi

Sistem Informasi Marketing
Peranan eksekutif pemasaran adalah memanage ketersediaan pemasaran sumber daya untuk menciptakan suatu masa depan yang lebih efektif. Untuk ini, mereka perlu membuat penilaian-penilaian tentang resiko dan ketidak-pastian dari suatu proyek dan dampaknya bagi perusahaan dalam jangka pendek maupun jangka panjang. Untuk membantu eksekutif pemasaran di dalam membuat keputusan pemasaran yang efektif, suatu EIS dapat diterapkan.

EIS menyediakan suatu pendekatan ke arah prakiraan penjualan, yang dapat mengizinkan eksekutif pasar untuk membandingkan anggaran penjualan dengan penjualan yang lampau. EIS juga menawarkan suatu pendekatan ke arah harga produk, yang ditemukan di dalam analisis proyek. Eksekutif pasar dapat mengevaluasi penetapan harga seperti hubungan mutu produk dengan harga yang dibebankan. Secara ringkas, paket software EIS memungkinkan eksekutif pemasaran untuk mengolah data dengan mencari trend, melaksanakan audit-audit dari data penjualan, dan menghitung jumlah keseluruhan, rata-rata, perubahan-perubahan, atau rasio-rasio

Sistem Informasi Financial
Suatu analisis keuangan adalah salah satu dari langkah-langkah yang paling penting bagi perusahaan saat ini. Eksekutif perlu menggunakan rasio keuangan dan analisis arus kas untuk menaksir trend-tren dan membuat keputusan-keputusan investasi barang modal.

Suatu EIS adalah suatu pendekatan yang berorientasi tanggung jawab yang mengintegrasikan perencanaan atau penganggaran dengan kendali dari kinerja pelaporan, dan ia dapat sangat menolong untuk membiayai para eksekutif.

Pada dasarnya, EIS memusatkan pada akuntabilitas kinerja keuangan dan ia mengenali pentingnya standar biaya dan fleksibilitas penganggaran di dalam mengembangkan mutu informasi yang tersedia bagi semua level eksekutif.

EIS memungkinkan para eksekutif tidak hanya dapat mengatur suatu arus yang cukup untuk memelihara operasi yang sedang berjalan tetapi juga dapat memahami bagaimana caranya memperluas operasi yang diinginkan untuk tahun yang akan datang. S ebagai tambahan, EIS adalah suatu alat yang baik untuk membantu eksekutip untuk meninjau ulang rasio keuangan, dan meneliti suatu kinerja perusahaan dan pesaing-pesaing nya

         1.5.   Model Sistem Informasi Berbasis Komputer
Model dari Computer Based Information System (CBIS)
Manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah dengan menggunakan informasi. Informasi disajikan secara lisan atau tulisan oleh suatu pengolah informasi. Porsi komputer dalam pengolah informasi terdiri dari tiap area aplikasi yang berbasis komputer – SIA, SIM, DSS, OA, dan ES. Sistem informasi berbasis komputer (computer-based information system) atau CBIS digunakan untuk menggambarkan lima subsistem yang menggunakan komputer


sumber :
·   

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar